En la industria de TI han surgido innumerables marcos de referencia y definiciones de mejores prácticas, estos han sido creados con el fin de apoyar a las organizaciones a mejorar la integración de las tecnologías de información y su soporte vital a los procesos de negocio.

En la actualidad, la competitividad obliga a las organizaciones a mantenerse a la vanguardia, lo anterior se puede traducir como brindar bienes y servicios de alta calidad a través de procesos, infraestructura y recursos humanos que operen de manera integral y que se encuentren un paso adelante de la competencia.

La obtención de un certificado que valide la alineación de la operación a un estándar, es hoy un diferenciador que frente al mercado y a la competencia dan la característica de vanguardia que permite obtener esa ventaja tan buscada.

Sin embargo la adopción de mejores prácticas surge a partir de dos escenarios:

  • El primer escenario define la adopción de una mejor práctica como respuesta al cumplimiento de una necesidad normativa o regulatoria, ya sea emitida por el corporativo de la organización en cuestión o por entidades externas, es decir es una “Adopción por obligación”.
  • El segundo escenario define la adopción como parte de un proceso de mejora continua a través del cual se establecen las necesidades a cubrir, el costo beneficio y la planeación a corto, mediano y largo plazo que permita no sólo obtener un reconocimiento de la adopción de una mejor práctica, sino garantizar que los beneficios de dicha adopción sean palpables a través del tiempo, es decir es una “adopción por necesidad”.

La «adopción por obligación» es percibida como un ejercicio de “una sola vez”, es decir se cree que el esfuerzo realizado para cumplir con la evidencia necesaria que certifique su alineación es suficiente para mantener una operación apegada a dicho marco durante el paso del tiempo, sin requerir mayor esfuerzo que el inicial. Normalmente este escenario viene acompañado por presiones en la fecha de cumplimiento y en algunos casos por restricciones en el uso de recursos para poder cumplir con el objetivo.

Sin embargo mientras la razón principal de certificarse en estas no sea el mejoramiento de los procesos de negocio, podrá obtenerse la certificación como un primer paso en el proceso de mejora, mas no se garantizará que el proceso de mejora continua haya sido establecido como un ciclo permanente en la operación.

En el caso de la «adopción por necesidad», se ha comprobado que para aquellas organizaciones que buscan la certificación teniendo como objetivo principal la mejora continua, el mayor reto a enfrentar es el establecer las condiciones necesarias dentro de la organización, para que la adopción de una mejor práctica sea aceptada por todas las entidades que la integran, de manera abierta y transparente, entendiendo el beneficio que ésta aportara a la operación, en términos de control, eficacia y eficiencia, lo cual a su vez redundará en la entrega de bienes y servicios de mejor calidad y por lo tanto en el establecimiento de diferenciadores con respecto a otras organizaciones de la industria.

Al iniciar la adopción de una mejor práctica, es importante que se dedique tiempo suficiente para el análisis que defina cuál es la que aportará mayores beneficios a la operación, y el costo beneficio que la organización obtendrá en la asignación de tiempo, esfuerzo y recursos que será necesario dedicar para esta labor, asimismo planear la definición de responsabilidades que garanticen que el esfuerzo dedicado a esta actividad no sea un esfuerzo aislado, sino que promueva la ejecución del ciclo de mejora definido por el círculo de Deming (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar).

De una mejor práctica se adopta aquello que convenga más a los procesos de negocio y al contexto operativo de la organización, la alineación a mejores prácticas no debe ser establecida como una moda en la que se adopte sólo por adoptar, porque la industria lo exige o porque el competidor lo adoptó, por el contrario la decisión que establezca el apego a una mejor práctica debe estar basada en un análisis que determine las necesidades de negocio que serán satisfechas, el costo beneficio de los recursos a asignar y el grado de compromiso por la alta gerencia de quien depende en gran medida el éxito o fracaso de este tipo de esfuerzos.

Concluyendo, el beneficio que se debe obtener en la adopción de una mejor práctica depende de que su implementación se defina con el objetivo de cubrir una necesidad, de lo contrario, la adopción es por moda. ¿En su organización cuál es la prioridad, la moda o la necesidad?

[email protected]