Desde el año 2009 hasta el 2014, en Argentina, más precisamente en el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (GCBA), se implementó el mayor cambio en la gestión de la información. Se implementó el gobierno electrónico, la “despapelización” del Estado a través de la Gestión Documental Electrónica (GDE). Años más tarde, el mismo proceso se realizó a nivel nacional.

Apoyados en diversas herramientas tecnológicas de información y comunicación, el objetivo planteado era facilitar los más de ochocientos trámites posibles de realizar en el GCBA. Pero también bajar costos, mejorar la transparencia, incrementar los servicios ofrecidos y su eficiencia.

Era fundamental formar equipos interdisciplinarios para relevar la operatoria en papel, brindar soluciones para cada área, fomentar una cultura organizacional que favorezca la aceptación del cambio e incrementar la innovación, con el objeto de generar una GDE exitosa.

La Gestión Documental Electrónica se desarrolló a partir de un sistema central, llamado Ecosistema de Administración de Documentos Electrónicos, al que progresivamente se le fueron sumando módulos que daban cobertura a las necesidades vigentes, tales como las Comunicaciones Oficiales, la gestión de los Expedientes Electrónicos, de Proveedores, Trámites a Distancia y Legajos, entre otros. Eran tareas complejas caratular y numerar expedientes, permitir visualizar simultáneamente a más de un usuario autorizado, observar su estado y ubicación.

Algunas ventajas de este nuevo sistema son su implementación mediante un entorno web, un único repositorio de documentos, la integración de los módulos, su escalabilidad y flexibilidad.

Hace años que los ciudadanos gozan de las ventajas del gobierno electrónico; la mayor diferencia fue visualizada en tiempos de pandemia, donde el trámite presencial era imposible.

Respetar el marco normativo vigente en el GCBA, por cierto muy amplio, fue una tarea complicada. La gestión de las bases con datos sensibles pertenecientes a los ciudadanos exigió la aplicación de estándares internacionales de seguridad.

Todos aquellos que formamos parte del GCBA y contribuimos con la transformación del papel al gobierno electrónico, con mayor o menor participación en las actividades que permitieron el cambio, seguramente nos sentimos orgullosos del logro pues no sólo acerca y facilita a los ciudadanos la realización de cada uno de sus trámites en el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, sino que también, mediante los procesos implementados, se incrementaron la confiabilidad, integridad, disponibilidad y privacidad de la información gestionada.

Actualmente, el GCBA cuenta con servicios disponibles las veinticuatro horas, asistentes virtuales para brindar información, procesos para contingencias, turnos, trámites, servicios vinculados al transporte, servicios para la salud, tecnología aplicada a la prevención de accidentes y actos violentos. También se brindan consejos y precauciones a través de la elaboración de mapas del delito y la creación de un centro de ciberseguridad que gestiona, educa y capacita respecto de la responsabilidad digital.

Asimismo, existe un centro que exterioriza los datos administrados por la ciudad para que cualquier ciudadano los reutilice en aplicaciones o nuevos análisis.

Cuando todo se administraba en formato papel, ¿qué procesos de seguridad se utilizaban?, porque los “amigos de lo ajeno” y los “empleados infieles” también existían. Siempre decimos que ”la cadena es tan fuerte como su eslabón más débil”, pero permítanme dudar que fuera una cadena.

 

Actualmente todo es más seguro ¿Más seguro?

Tengamos en cuenta que antes para acceder a la información sensible o confidencial había que violar una ventana o una puerta, ahora, si bien la información está mucho más protegida, existe un sinnúmero de canales para el acceso físico y lógico.

Hay que adaptarse a la nueva normativa nacional e internacional, protegerse de los desastres naturales y de los ciberataques. Todo esto implica una mejora continua para prevenir, mitigar los riesgos y minimizar las consecuencias.

Se escucha fácil, pero cuando se aplica a una ciudad, la cual comparte información a nivel nacional e internacional, todo se torna complejo. Más aún cuando la estrategia organizacional es definida por el partido político ganador de las elecciones, que gobernará por cuatro años con posibilidades de reelección.

¿Quién garantiza la continuación de la línea estratégica en caso de que no exista la reelección?

Planificar solo a cuatro años se presenta como un horizonte demasiado cercano.

Se convierte en una actividad maratónica definir la infraestructura necesaria a largo plazo, capacitar a los empleados, muchos de ellos con relación laboral temporaria, gestionar los proveedores externos, la innovación y la calidad.

Pero esto no es para bajar los brazos, acá está el desafío. Mejoramos, es cierto, pero estamos obligados a seguir mejorando, adaptándonos a los cambios internos y externos, y seguir implementando los estándares reconocidos internacionalmente para asegurar una adecuada gestión de la información en toda la ciudad.

 

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