Todos usamos innumerables tipos de información en nuestras actividades diarias, que almacenamos básicamente en dos formatos principales:

  1. Físico, también conocido como formato “hardcopy”. Por ejemplo: documentos en papel, incluyendo faxes y copias fotostáticas.
  2. Electrónico (“softcopy”). Por ejemplo: documentos electrónicos en procesador de textos, hojas de cálculo, etcétera.

De este modo, la información hardcopy puede ser almacenada en archivos físicos, carpetas o gabinetes, mientras que la información softcopy puede ser almacenada en medios electrónicos, incluyendo CD ROM, cintas de audio, memorias USB, discos duros, asistentes digitales personales y otros dispositivos similares.

El uso de tecnología inalámbrica para facilitar la comunicación electrónica y de voz ha aumentado rápidamente en todo el mundo. Los teléfonos celulares, las redes inalámbricas y los PDA (asistente digital personal, personal digital assistant) son ejemplos de ello. Es importante destacar que, en el caso de la información electrónica, todos los controles que comentaré en próximas entregas, aplican de la misma forma cuando empleados o contratistas de una organización hacen uso de la tecnología inalámbrica.

Por otro lado, la información es comunicada de una persona a otra utilizando diferentes métodos o medios de transmisión; oralmente, por teléfono o en persona, por escrito vía fax, correo postal o correo electrónico.

Cuando comuniquen información, siempre consideren el principio fundamental que indica que la información debe ser compartida únicamente con quienes tengan una necesidad legítima de conocerla. No debe compartirse con quienes no lo necesiten (de igual manera que nuestra vida cotidiana). Si tiene duda al recibir información particular de personas dentro o fuera de la organización, siempre pregúntese ¿Realmente necesito conocer esta información? Y antes de compartir información con los demás, plantéense si esta persona necesita conocerla para llevar a cabo sus actividades en la empresa. En caso necesario hagan la misma pregunta a la persona que les haya solicitado compartir la información.

Esta primera publicación es una introducción sobre el concepto básico de «conocer y dar a conocer», para así abrir una serie de consejos sobre mi forma de ver la información, su entorno de procesamiento, riesgos asociados, y cómo clasificarla, para que con base en esta óptica establezcamos los controles adecuados para cumplir con alguna regulación, norma o estándar implementado en la organización.

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